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Adopted by President’s Cabinet 11-22-16

目的

本政策的目的是确保安全、保密和适当 对联合处理、存储、维护或传输的数据的利用/访问 with 十大正规网赌平台’s (EGSC) 横幅 Student Information System.

范围

This policy applies to EGSC employees, students and temporary employees.

用户帐户对EGSC 横幅系统的访问将在必要的程度上受到限制 for an EGSC employee, student worker or temporary employee to perform his/her job 责任. Access to 横幅的数据 must be approved by the respective 横幅 Data Steward responsible for the data in which access is being requested. 程序 十大正规网投平台如何请求一个新的横幅用户帐户，如何请求访问/修改访问权限 中提供了横幅数据以及如何请求横幅用户帐户停用 the “程序” section of this Policy.

除本政策中概述的信息外，保密、使用 和电子数据的发布，进一步受政府工作小组既定政策的规管 well as federal and state laws, including the following:

    • Federal Education Rights and 隐私 Act (FERPA)
    • EGSC学生目录
    • EGSC员工手册
    • 信息技术 政策 and 程序

定义

横幅数据: 任何驻留、传输到EGSC 横幅系统或从EGSC 横幅系统提取的数据， 包括横幅数据库或数据库表/视图、文件系统、目录和 形式.

横幅数据库管理员: 资讯科技组的成员，负责管理/ 支持EGSC 横幅系统. 的 DBA is also responsible for processing approved 新的横幅用户账户申请，负责处理已批准的横幅用户 account data access / access modification requests and responsible for processing approved 横幅 使用r account requests to deactivate a 横幅 使用r account.

横幅数据管理员: EGSC员工(1.e., Manager, Director, Associate VP or VP) in the 招生, Records, Financial Aid or Business Affairs units who is responsible for approving a 横幅 使用r account and level of 横幅 access (i.e.、维护访问、查询 访问)员工各自职责范围内管理的横幅数据.

Listed below are the 横幅 Data Stewards for the respective units:

        • 招生——招生主任
        • Business Affairs – Director of Financial Accounting
        • Financial Aid – Director of Financial Aid/Associate VP of 招收ment Management
        • 记录-注册处处长

横幅学生信息系统: A database system that contains student academic and financial data. 其他学术 and administrative data elements of the college are also ho使用d within 横幅. 横幅 Web is the version of 横幅 that students, faculty and staff utilize for general 使用. 横幅 INB (Internet Native 横幅) is the “advanced” version of 横幅 and is 主要由EGSC员工在学生事务/入学管理中使用 及商务事务组.

横幅用户帐户: 一个横幅用户帐户需要访问“高级”版本的横幅，也 known as 横幅 INB (Internet Native 横幅). A 横幅 使用r account is not the same 作为横幅 ID号，通常被称为EGSC学生ID号 从930开始. All EGSC employees and students are issued 横幅 ID numbers upon employment or acceptance of admission to EGSC. 使用横幅 ID号 浏览横幅网页.

维护访问: 横幅中的一种访问级别，允许横幅用户帐户查看和修改 横幅的数据.

查询访问: 横幅中的一种访问级别，允许横幅用户帐户查看但不能查看 修改横幅数据.

程序

本节提供有关如何请求一个新的横幅用户帐户的信息 请求访问/修改对特定横幅数据元素的访问，以及如何请求 a 横幅 使用r account be deactivated/closed.

To request a new 横幅用户帐户:
    1. Before requesting a new 横幅 使用r account, the 使用r must meet the following:
      1. Be a current EGSC employee, student worker or temporary employee of EGSC. 
      2. 成功完成USG信息安全意识和FERPA培训模块 位于十大正规网赌平台的十大正规网赌平台学习管理系统(Georgia) 查看网站).
    2. If the 使用r does not have an existing EGSC workstation account/email address, the 用户的主管或EGSC人力资源的成员将需要填写并提交 the online “IT Network/Access Request” form, which is located in the “Information Technology” section of the “Online Forms” 区域的myEGSC web门户.
    3. 的 “IT Network/Access Request” form contains a link to the online “横幅 Access Request” form, which will also need to be completed by the 使用r’s supervisor. 的 “横幅 Access Request” form can also be accessed, completed and submitted online 通过选择链接到表格，该表格位于“资讯科技” section of the “Online Forms” 区域的myEGSC web门户. 用户的主管 是否需要在“横幅查阅要求”表格的适当位置注明 用户需要作为用户的一部分访问的各种横幅数据元素 工作职责. For each 横幅的数据 element selected on the form, the respective 横幅 Data Steward will need to approve the requested access.
    4. Once the “IT Network/Access Request” form and/or “横幅 Access Request” form are 完成，提交，并获得必要的批准从各自的 横幅数据管理员，即横幅数据库管理员(DBA)将创建横幅 使用r account and assign the respective level(s) of approved 横幅 access. 旗帜 DBA将保留填妥/签署的“资讯科技网络/查阅要求”表格的副本 “横幅访问请求”表格. 的 “横幅 Access Request” form is needed as part 美国政府旗帜职责分离(SOD)报告，该报告每两年提交一次 美国地质调查局系统办公室.
    5. 旗帜 使用r account password must be changed by the 使用r every 90 days.
请求访问特定的横幅数据或修改当前的横幅数据访问 现有横幅用户帐户:
    1. 用户的主管应填写并提交十大正规网赌平台“横幅访问请求” 表格，该表格位于“网上表格”的“资讯科技”一栏 区域的myEGSC web门户.
    2. 用户的主管将在“横幅访问”的适当部分注明 “请求”组成用户需要访问和/或访问的各种横幅数据元素 其中的访问权限将被移除. For each 横幅的数据 element selected on the form, the respective 横幅 Data Steward will need to approve the requested access.
    3. 一旦“横幅访问请求”表单完成，提交，并获得必要的批准 从各自的横幅数据管理员，横幅数据库管理员处获得 (DBA) will assign access/remove access to the approved 横幅的数据 elements. 旗帜 DBA将保留已填妥/签署的“横幅查阅要求”表格副本，作为 表格需要作为USG旗帜职责分离(SOD)报告的一部分，即 submitted bi-annually to 美国地质调查局系统办公室.
To request a 横幅, network and/or email User Account be deactivated:
    1. When an employee, student worker or temporary employee of EGSC no longer requires 因工作职责变更、辞职等原因使用横幅用户账号; 终止等., the respective 横幅 使用r and EGSC network / email accounts must 在雇佣的最后一天结束营业之前或不迟于结束营业.
    2. 对于包括学生工人在内的EGSC员工，EGSC人力资源(HR)部门将 notify via email the VP for IT the employee’s last day of employment. 的通知 purposes, other EGSC unit heads may be included on the email message. 除了 收到电子邮件通知后，EGSC人力资源组将填写并提交网上“IT “网络/访问请求”表格位于“信息技术”部分 “Online Forms” 区域的myEGSC web门户. 此表单必须停用 any EGSC network and/or email accounts that were created for the 使用r. 当完成 在表格中，要选择“删除访问权限”选项，并输入相应的 用户名、EGSC 横幅 ID号(以930开头的号码)和用户名 用户所在的EGSC单位. Once the form is received by the EGSC Database 管理员(DBA)、用户的EGSC网络和/或电子邮件帐户将被停用. 的 DBA will retain copies of the completed form.
    3. 对于临时员工，其工作职责需要EGSC网络帐户/电子邮件 address, the EGSC Director of Business Operations will notify EGSC IT via email (csworkFREEOMNIUPDATE)雇员的姓名、最后受雇日期及临时雇员所属的EGSC单位 曾在. 的 EGSC Database Administrator (DBA) will deactivate the temporary employee’s EGSC network and/or email accounts on the specified last date of employment.
    4. 对于所有员工(包括临时员工)，员工的主管将完成 ，并在网上提交“横幅查阅申请”表格，表格载于“资料” “技术”部分的“十大正规网赌平台表单”区域的myEGSC门户网站表示 应禁用员工的横幅用户帐户，并删除对横幅的访问权限. 一旦横幅数据库管理员(DBA)收到横幅访问请求表单， the respective 横幅 使用r account and access will be disabled/removed. 旗帜 DBA将保留已填妥/签署的“横幅查阅要求”表格副本，作为 表格需要作为USG旗帜职责分离(SOD)报告的一部分，即 submitting bi-annually to 美国地质调查局系统办公室.